Perencanaan Strategis Dan Operasional Bisnis

Penjelasan rencana strategis dan operasional

a. Pengertian rencana strategis.

Rencana  strategis  adalah  suatu  proses  manajemen  yang  sistematis  yang didefinisikan  sebagai  proses  pengambilan  keputusan  atas  program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan sumber daya yang akan dialokasikan dalam setiap program selama beberapa tahun mendatang  (dalam Prasetyo dan Gomies). Hasil keluaran dari proses tersebut adalah rencana atau keputusan  strategi.  Rencana  strategi  ini  dirancang  untk  mencapai  tujuan organisasi  yang  luas  yaitu  untuk  melaksanakan  misi  yang  merupakan  satusatunya alasan kehadiran organisasi tersebut.

Perencanaan  strategis  adalah  proses  pemilihan  tujuan  organisasi,  penentuan kebijakan  dan  program  yang  perlu  untuk  mencapai  sasaran  dan  tujuan tertentu,  serta  penetapan  metode  yang  perlu  untuk  menjamin  agar  kebijakan dan  program  strategis  itu  dilaksanakan.  Atau  secara  singkat  perencanaan strategis  adalah  proses  perencanaan  jangka  panjang  yang  formal  untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat  menyeluruh,  memberikan  rumusan  ke  mana  perusahaan  akan diarahkan,  dan  bagaimana  sumberdaya  dialokasikan  untuk  mencapai  tujuan selama  jangka  waktu  tertentu  dalam  berbagai  kemungkinan  keadaan lingkungan.  Perencanaan  Strategic  (Strategic  Plans)  juga  merupakan  suatu proses pemilihan  tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

b.  Pengertian rencana operasional.

Rencana  operasional  adalah  perencanaan  yang  memusatkan  perhatiannya pada  operasi  sekarang  (jangka  pendek)  dan  terutama  berkenaan  dengan tujuan mencapai efisiensi. Rencana  operasional  adalah  bagian  dari  rencana  kerja  strategis.  Ini menggambarkan cara-cara jangka pendek mencapai tonggak dan menjelaskan bagaimana,  atau  apa  sebagian,  rencana  strategis  akan  dimasukkan  ke  dalam operasi  selama  periode  operasional  yang  diberikan,  dalam  kasus  aplikasi komersial, satu tahun fiskal atau istilah lain anggaran yang diberikan.  Rencana operasional  adalah  dasar  untuk,  dan  pembenaran  dari  sebuah  permintaan anggaran operasi tahunan.

Perencanaan operasional yang khas :

• Perencanaan produksi  (Production Plans)  : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
• Perencanaan  keuangan  (Financial  Plans)  :  Perencanaan  yang  berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional.
• Perencanaan  fasilitas  (Facilites  Plans)  :  Perencanaan  yang  berhubungan dengan  fasilitas  &  layout  pekerjaan  yang  dibutuhkan  untuk  mendukung tugas.
• Perencanaan  pemasaran  (Marketing  Plans)  :  Berhubungan  dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa.
• Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans) : berhubungan dengan  rekruitmen,  penyeleksian  dan  penempatan  orang-orang  dalam berbagai pekerjaan.

 baca juga : Visi dan Misi dalam Menyusun Perencanaan Bisnis

Cara menyusun rencana strategi dan operasional dengan cermat  sebagai dasar menyusun rencana kerja.

a.  Rencana strategi sebagai dasar menyusun rencana kerja.

1)  Pendekatan  perkembangan  yang  menguntungkan  (profitable  growth approach).

Cara  ini  pada  upaya  untuk  menyusun  suatu  program  kerja  yang  akan dapat  mendatangkan  laba  atau  keuntungan  yang  sebesar-besarnya. Perkembangan  yang  menguntungkan  dapat  mewujudkan  adanya keseimbangan  yang  menguntungkan   antara  sarana  dimiliki  dengan lingkungan yang dihadapi.

Untuk mewujudkan adanya keseimbangan harus melakukan langkahlangkah sebagai berikut :

a)  Analisis terhadap kondisi lingkungan masyarakat.

Analisis  ini  merupakan  analisis  terhadap  faktor  eksternal  yaitu lingkungan  masyarakat.  Kebutuhan,  keinginan  serta  daya  beli akan  menimbulkan  “permintaan”  atau  “demand”  terhadap berbagai  macam  produk  yang  dapat  mereka  pergunakan  untuk memenuhi kebutuhan seperti kebutuhan pokok/primer, kebutuhan sekunder maupun kebutuhan tertier maupun yang tidak berwujud disebut jasa atau service.

b)  Analisis terhadap sarana atau sumber daya yang dimiliki.

Analisis  ini  merupakan  analisis  terhadap  faktor  internal  yang  ada pada diri maupun perusahaan. Dari analisis internal harus mampu untuk menyusun kekuatan atau kelemahan perusahaan dan dapat merancang  kegiatan  guna  memenuhi  kebutuhan,  keinginan  atau selera masyarakat yang sesuai daya beli mereka.

c)  Mengidentifikasi adanya keseimbangan.

Apabila  suatu  perusahaan  mengalami  ketidakseimbangan  maka hal  itu  dapat  dikatakan  bahwa  perusahaan  tersebut  mengalami gangguan  disebabkan  terlalu  besar  sarana  ketimbang permintaannya  atau  sebaliknya.  Adapun  ciri-ciri  dari  perusahaan yang mengalami sarana ketimbang permintaan adalah :

1)  Persediaan barang digudang menumpuk.

2)  Banyak mesin yang menganggur

3)  Kelebihan modal atau dana yang tersedia.

4)  Banyak tenaga kerja yang nganggur atau pengangguran.

5)  Semangat kerja pegawai menjadi lesu.

6)  Keadaan pasar atau pemasaran terasa sepi.

7)  Perputaran  modal  kerja  yang  terlampau  lambat  dan sebagainya.

d)  Menyusun rencana strategis untuk menyeimbangkan.

Manager yang mampu untuk menciptakan banyak alternatif tindakan yang  dapat  dilakukannya  dan  memilih  banyak  alternatif  yang  dapat menguntungkan  serta  memberikan  pertumbuhan  terhadap  bisnis.

Memilih  alternatif  suatu  kegiatan  manajerial  yang  disebut pengambilan keputusan atau decision making.

2)  Pendekatan “SWOT” (SWOT Approach).

Kata  SWOT  merupakan  perpendekatan  dari  Strenghts,  Weaknesses, Opportunities,  dan  Threats,  yang  diterjemahkan  menjadi  kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Pendekatan SWOT merupakan suatu pendekatan  perusahaan  harus  memikirkan  tentang  kekuatan  apa  saja dimiliki,  kelemahan  apa  saja  dimiliki,  melihat  kesempatan  yang  terbuka dan  perusahaan  harus  mampu  untuk  mengetahui  ancaman,  gangguan, hambatan serta tantangan yang menghadang didepan.

3)  Pendekatan Sistem (System Approach).

Pendekatan  ini  merupakan  pendekatan  menitikberatkan  pada  pengertian sistem  dan  kemudian  mengembangkannya  untuk  membentuk perencanaan  strategis.  Sistem  adalah  segala  sesuatu  yang  terdiri  dari berbagai  komponen  yang  saling  berinteraksi  di  antara  komponenkomponen  tersebut  dan  dari  interaksi  itu  akan  timbul  sesuatu  hasil keluaran  atau  output.  Komponen-komponen  yang  ada,  disebut  input, sedangkan  interaksi  antara  input-input  itu  lalu  disebut  proses.  Oleh karena itu suatu sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

baca juga : Merancang Strategi Pemasaran

Dengan  adanya arus informasi balik dari output ke input atau ke proses tersebut maka sistem akan bersifat self-regulation atau mengatur dirinya sendiri  yaitu  apabila  hasil  atau  ouputnya  kurang  bagus,  maka  akan diinformasikan  ke  belakang  agar  senantiasa  dilakukan  perbaikan  serta pembaharuan  terhadap  input  maupun  prosesnya  agar  outputnya menjadi  lebih  bagus.   Dari  pemahaman  tersebut,  maka  manager memanfaatkannya  bagi  penyusunan  rencana  strategisnya,  yaitu  dapat mengikuti  jalan  pikiran  dengan  pola  pikir  penyusunan  rencana  yang menggunakan pendekatan sistem.

4)   Pendekatan Kesenjangan Perencanaan (Planning Gap).

Pendekatan  ini  dimulai  dari  cara  berpikir  yang  tradisional  di  dalam melakukan  perencanaan  dan  kemudian  dikembangkan  dengan  cara berpikir yang lebih maju, lebih dinamis, dan lebih produktif.

  Perencanaan generasi pertama (First generation planning).

Cara  berpikir  yang  tradisional  dalam  melakukan  perencanaan  pada umumnya dilakukan dengan cara membuat  “proyeksi masa depan”    yang dihadapi  oleh  suatu  perusahaan.  Proyeksi  itu  pada  dapat  digambarkan dalam  bentuk  garis  proyeksi  atau  garis  tren  akan  menunjukkan bagaimana  tren  masa  depan  dari  perusahaan  itu.  Semakin  bagus  ten masa  depannya,  akan  tergambar  garis  trendnya  menjadi  semakin meningkat tajam, dan begitu sebaliknya. Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi

  Perencanaan generasi kedua (Second generation planning).

Cara berpikir yang sering diungkapkan menjadi  “Do something to change our  future”  pola  pikir  harus  berubah  menjadi  “apa  yang  dapat  kita lakukan  untuk  mengubah  nasib  serta  masa  depan”.    Sifat  dinamis  serta proaktif  dalam  suatu  cara  berpikir  dalam  perencanaan  yang  mana  harus membuat  sesuatu  terobosan  yang  bagus  agar  dapat  memperbaiki  posisi bisnis  serta  posisi  persaingan  di  masa  depan  caranya  adalah  dengan membuat  apa  yang  disebut  “garis  potensi  usaha”.  Garis  potensi  usaha adalah  suatu  garis  yang  diharapkan  nantinya  akan  dapat  lebih meningkatkan  pertumbuhan  bisnis,  dan  sekaligus  menunjukkan  suatu upaya  untuk  mengubah  dan  memperbaiki  nasib  serta  posisi  bisnis  di masa depan.  Oleh karena itu, maka garis potensi usaha inilah merupakan bentuk  perencanaan  yang  ada  pada  saat  disebut  sebagai  perencanaan generasi kedua. Dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Dari  keempat  pendekatan  diatas  merupakan  bagian  dari  proses manajemen   strategis  tahap  I  yakni  analisis  lingkungan.  Tujuan  utama dilakukannya  analisis  lingkungan  adalah  untuk  mengidentifikasi  beberapa variabel  pokok  yang  mempengaruhi  kinerja  dari  suatu  perusahaan.

Dengan  melakukan  analisa  terhadap  lingkungan  perusahaan  diharapkan manajemen  perusahaan  akan  memiliki  gambaran  yang  lebih  jelas  dalam menyiapkan strategi bisnis yang diperlukan untuk mengantisipasi implikasi manajerial yang ditimbulkan oleh lingkungan bisnis.

b. Rencana operasional sebagai dasar menyusun rencana kerja.

Rencana  operasional  memberikan  deskripsi  tentang  bagaimana  rencana strategis  dilaksanakan.  Rencana  operasional  terdiri  dari  atas  rencana  sekali pakai dan rencana tetap.

1)  Rencana sekali pakai (single use plan).

Rencana  sekali  pakai  dikembangkan  untuk  mencapai  tujuan  tertentu  dan ditinggalkan  manakala  tujuan  tersebut  telah  dicapai  Rencana  sekali  pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain :

a)  Program (Programs).

Program  mencakup  serangkaian  aktivitas  yang  relatif  luas.  Program merupakan  rencana  sekali  pakai  untuk  serangkaian  kegaiatan  yang besar. Program dapat meliputi tujuan, langkah-langkah yang diperlukan untuk  mencapai  tujuan  tersebut,  kebijakan,  prosedur,  dan  aturan.

Suatu program menjelaskan :

1)  Langkah-langkah  utama  yang  diperlukan  untuk  mencapai  suatu tujuan.

2)  Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.

3)  Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.

b)  Proyek (Project).

Proyek  adalah  bagian  program  yang  lebih  kecil  dan  mandiri.  Selain proyek  memiliki  cakupan  terbatas  dan  petunjuk  yang  jelas  mengenai tugas  dan  waktu.  Setiap  proyek  akan  menjadi  tanggung  jawab  setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu  tertentu.  Sebagai  contoh  perusahaan  mempunyai  program pembuatan  gudang  baru.  Proyek  pendukungnya  adalah  penetapan layout gudang dan penarikan tenaga kerja.

c)  Anggaran (Budget).

Anggaran adalah pernyataan tentang  sumber daya keuangan  (financial resource)  yang  disediakan  untuk  kegiatan  tertentu  dalam  waktu tertentu  pula.  Anggaran  terutama  merupakan  alat  untuk mengendalikan  aktivitas  suatu  organisasi.  Oleh  karena  itu,  anggaran merupakan  komponen  penting  dari  setiap  program  dan  proyek. Anggaran  mendeskripsikan  pendapatan  dan  biaya.  Dengan  demikian, anggaran  menentukan  target  aktivitas  seperti  hasil  penjualan,  biaya tiap  bagian,  atau  investasi  baru.  Dalam  anggaran  biasanya  dinyatakan dalam  bentuk  angka-angka.  Angka-angka  tersebut  mungkin  dalam satuan unit fisik, dan unit satuan moneter.

2)  Rencana tetap (standing plan).

Rencana  tetap  merupakan  pendekatan  yang  sudah  dilakukan  untuk menangani  situasi  yang  terjadi  berulang  (repetitive)  dan  dapat diperkirakan. Bentuk utama rencana tetap antara lain sebagai berikut :

a)  Kebijakan (policy).

Kebijakan  adalah  suatu  pedoman  umum  dalam  pengambilan keputusan.  Kebijakan  menentukan  apakah  keputusan  dapat  diambil atau  tidak  dapat  diambil.  Misalnya  dalam  masalah  sumber  daya manusia  kebijakan  meliputi  penyewaan  pegawai,  pemecatan  pegawai, dan  pemberhentian  sementara  (layoffs).  Kebijakan  disebabkan  hal-hal berikut :

1)  Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi.

2)  Harapan  bahwa  beberapa  aspek  organisasi  dapat  mencerminkan nilai pribadi mereka.

3)  Perlu menghilangkan adanya konradiksi atau kekacauan yang terjadi pada  hierarki  yang  lebih  rendah  dalam  organisasi  yang bersangkutan.

b)  Prosedur standar (standar procedure).

Implementasi  kebijakan  dilakukan  melalui  garis  pedoman  lebih  detail yang  disebut  prosedur  standar  atau  metode  standar.  Suatu  prosedur memberikan  seperangkat  petunjuk  detail  untuk  melaksanakan  urutantindakan yang sering atau biasa terjadi.

c)  Peraturan (rules).

Peraturan  adalah  pernyataan  bahwa  suatu  tindakan  harus  dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana  tetap  yang  paling  jelas  dan  bukan  merupakan  pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.

5.  Cara  menyusun  rencana  operasional  yang  terinci  disusun  untuk  mendukung misi, sasaran, dan pencapaian strategi.

a.  Penetapan misi.

Berikut  bagan  lima  dibawah  ini  dengan  adanya  suatu  misi  dan  tujuan, maka  perusahaan  akan  dapat  memanfaatkan  seluruh  potensi  yang  ada untuk  mencapai  tujuan  akhir  secara  efektif  dan  efisien.  Ini  bagian  tahap dua dari proses manajemen strategis.

Komponen  utama  dalam  perumusan  misi  dalam  perusahaan  atau organisasi adalah sebagai berikut :

1)    Spesifikasi produk atau jasa.

Pernyataan  misi  suatu  organisasi  harus  mencerminkan  pada  aspek produk  atau  jasa  apa  yang  dihasilkan.  Dengan  informasi  itu  konsumen akan mengetahui kemana mereka harus mencari produk atau jasa yang diinginkannya.

2)   Spesifikasi pasar utama.

Setelah  organisasi  menjelaskan  tentang  jenis  produk  atau  jasa  yang dihasilkan,  informasi  penting  lainnya  yang  perlu  melayani  seluruh konsumen yang ada.

3)  Spesifikasi teknologi.

Informasi  ini  meliputi  peralatan,  mesin,  material,  teknik  dan  proses yang  ada  didalam  organisasi.  Di  dalam  teknologi  ini  juga  disampaikan berbagai keunggulan yang dimiliki oleh organisasi.

Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :

• Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
• Menetapkan  maksud  tujuan  (objects)  sebagai   hasil  akhir  yang diharapkan menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
• Mengarahkan  (programming),  menetapkan  urutan  dari  kegiatankegiatan  yang  diperlukan langkah-langkah  yang  akan  diambil  menurut prioritas pelaksananya.
• Menyusun  tata  waktu  (schedulling),  menetapkan  urutan  waktu  yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
• Menyusun  anggaran  belanja  (budgeting),  yaitu  mengalokasikan sumber-sumber  yang  tersedia,  dinyatakan  dalam  istilah-istilah keuangan.

b.  Sasaran.

Sasaran  adalah  hasil  yang  akan  peroleh  pada  akhir  kegiatan  operasional. Sasaran  adalah  penggambaran  hal  yang  ingin  diwujudkan  melalui tindakan-tindakan  yang  diambil  guna  mencapai  tujuan  (target  terukur).

Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata  dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu satu tahun.  Perumusan strategi agar  dapat  memberikan  hasil  yang  optimal  bagi  perusahaan,  maka perumusan  strategi  harus  sesuai  dengan  spesifikasi  produk,  pasar,  dan pemasaraannya,  sumber  daya  organisasi,  dan  teknologi.  Ini  bagian  tahap tiga dari proses manajemen strategis.

Rumusan sasaran yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

• Sasaran harus sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku  sejalan  dengan  kebijaksanaan  pemerintah  pusat,  propinsi, maupun kabupaten/kota.
• Sasaran  ditetapkan  mengacu  pada  dan  merupakan  milestone pencapaian visi, misi, tujuan, strategi, serta kebijakan dan tujuan yang dituangkan dalam Renstra.
• Sasaran harus dapat dijabarkan ke dalam sejumlah indikator kinerja.
• Sasaran  harus  mengacu  pada  masalah-masalah  yang  teridentifikasi dalam  telaah  diri  dan  merupakan  upaya  yang  dikembangkan  untuk menjawab isu-isu stratejik.
• Sasaran  harus  merupakan  tindak  lanjut  dari  pengalaman  atau permasalahan yang teridentifikasi pada tahun sebelumnya.
• Spesifik,  sasaran  menggambarkan  hasil  spesifik  yang  diinginkan,  dan bukan cara pencapaiannya.
• Dapat  dinilai  dan  terukur,  sasaran  harus  terukur  dan  dapat  digunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
• Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
• Berorientasi  pada  hasil,  sasaran  harus  mensepesifikasikan  hasil  yang ingin dicapai.

c.  Pencapaian strategi.

Indikator  kinerja  adalah  ukuran  kuantitatif  atau  kualitatif  yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan  diukur  serta  digunakan  sebagai  dasar  untuk  menilai  atau  melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan,  tahap setelahkegiatan selesai dan berfungsi, serta untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa  indikator  kinerja  sulit  bagi  kita  untuk  menilai  kinerja  (keberhasilan atau ketidakberhasilan) unit kerja yang ada di bawahnya.

Secara umum indikator kinerja memiliki fungsi :

• Memperjelas  tentang  apa,  berapa  dan  kapan  suatu  kegiatan dilaksanakan.
• Menciptakan  konsensus  yang  dibangun  oleh  berbagai  pihak  terkait untuk  menghindari  kesalahan  interpretasi  selama  pelaksanaan program/kegiatan.
• Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja  atau unit kerja yang ada di dalamnya.

Implementasi  strategi  adalah  sebuah  tindakan  pengelolaan  bermacammacam  sumber  daya organisasi  dan  manajemen  yang  mengarahkan  dan mengendalikan  pemanfaatan  sumber-sumber  daya  perusahaan  melalui strategi  yang  dipiih,  ini  bagian  dari  tahap  empat  dari  proses  manajemen strategis.

Berikut ini implementasi strategi dalam merinci rencana operasional :

• Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan,
• Implementasi  perencanaan  operasional  mengharuskan  organisasi membuat kebijakan,
• Implementasi  perencanaan  operasional  mengharuskan  organisasi membuat memotivasi karyawan,
• Implementasi  perencanaan  operasional  mengharuskan  organisasi membuat  mengalokasikan  sumber  daya  sehingga  perencanaan operasional dapat berjalan dengan baik.

Tahap  kelima  dari  proses  manajemen  strategi  adalah  evaluasi  dan pengendalian  adalah  proses  menbandingkan  antara  hasil-hasil  yang diperoleh  dengan  tingkat  pencapaian  tujuan.  Secara  umum  evaluasi mencakup empat hal utama, yaitu :

• Menetapkan  sasaran  prestasi  kerja,  standar,  batas  toleransi  untuk tujuan, strategi, dan rencana pelaksanaan
• Mengukur posisi yang sesungguhnya sehubungan dengan sasaran pada suatu  waktu  tertentu.  Jika  hasilnya  terletak  di  luar  batas  tersbut  maka perlu diambil tindakan perbaikan.
• Menganalisa penyimpangan dari batas toleransi yang dapat diterima.
• Melaksanakan modifikasi jka dirasa perlu atau layak.