Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Panduan Lengkap untuk Dunia Kerja dan Kehidupan Sehari-hari

Komunikasi adalah jantung dari setiap interaksi, baik dalam lingkungan profesional maupun kehidupan pribadi. artikel ini dirancang untuk membekali Anda dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang esensial dalam menerapkan dasar-dasar komunikasi secara efektif.

Seiring dengan kemajuan teknologi, materi pelatihan kini dapat diakses melalui berbagai media pembelajaran, baik secara offline maupun online, menjadikan proses belajar lebih praktis dan menarik. Mari kita selami lebih dalam elemen-elemen kunci dalam menguasai komunikasi.

Pentingnya Komunikasi dalam Meningkatkan Kualitas SDM

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi sangat penting dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, sesuai dengan kebutuhan pasar kerja. Kemampuan komunikasi tidak hanya krusial di dunia kerja untuk menjaga hubungan antar individu dan menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan tujuan perusahaan, tetapi juga sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, saat menjalin hubungan sosial atau berorganisasi. Komunikasi yang baik memastikan informasi diterima dengan benar, menghindari kesalahpahaman, dan mencegah konflik.

1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi

Kemampuan komunikasi adalah inti dalam menjaga hubungan harmonis dan menghindari konflik. Dalam konteks organisasi, komunikasi yang jelas sangat vital karena melibatkan banyak individu dari berbagai latar belakang yang bekerja untuk tujuan yang sama.

Apa Itu Komunikasi?

Kata "komunikasi" berasal dari bahasa Latin, Communicatio, yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah ini bersumber dari kata communis yang berarti memiliki makna yang sama. Komunikasi berlangsung ketika seseorang menyampaikan pesan, pikiran, dan perasaan, dan orang lain mengerti maksudnya.

Pengertian Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Lambang-lambang ini bisa berupa bahasa verbal (kata-kata) atau nonverbal (gerak isyarat, mimik).

Persyaratan Pokok Komunikasi

Ada 5 (lima) persyaratan pokok yang penting dalam komunikasi:

1. Komunikator: Orang yang menyampaikan pesan.
2. Pesan (message): Maksud, informasi, pikiran, dan perasaan yang disampaikan.
3. Komunikan: Orang yang menerima pesan.
4. Sarana: Alat/media atau orang yang menyampaikan pesan.
5. Umpan Balik (feedback): Tanggapan atas pesan yang disampaikan.

Komunikasi yang baik dapat dilakukan secara langsung (face to face) antara komunikator dan komunikan, dalam kelompok, maupun melalui telepon. Penguasaan kosa kata (vocabulary) yang luas sangat penting untuk pembicaraan yang relevan dan efektif. Untuk komunikasi persuasif, penting bagi komunikator untuk memahami dan mengkaji penerimaan pesan oleh komunikan, serta memperbaiki cara penyampaian, seperti: memperhatikan setiap kata, mengulangi poin penting, memberi kepastian pengertian, dan memberi penekanan pada informasi penting.

Sarana Berkomunikasi

Proses komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien dengan penggunaan sarana komunikasi yang memadai. Contoh sarana komunikasi di lingkungan kantor meliputi:

• Surat
• Telepon
• Interkom
• Faksimile
• Email (Electronic Mail)

Menurut Marshall McLuhan, ada 4 fungsi media/sarana komunikasi:

• Efektifitas: Memudahkan dan melancarkan penyampaian informasi.
• Efisiensi: Mempercepat penyampaian informasi.
• Konkrit: Membantu mempercepat penyampaian informasi abstrak.
• Motivatif: Memberikan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.

Cara Mengidentifikasi Informasi

Mengidentifikasi informasi adalah langkah penting sebelum informasi disampaikan atau disebarkan. Informasi tidak selalu mengandung kebenaran; banyak informasi palsu atau hoax yang dapat bersifat provokatif. Berikut adalah cara untuk mengidentifikasi informasi terpercaya:

• Mengecek Sumber: Periksa sumber berita. Jika tidak ada sumbernya, abaikan. Jika ada, bandingkan dengan berita dari sumber lain.
• Meneliti Logika Berita: Evaluasi logika dalam konten berita yang Anda baca.
• Melakukan Riset: Gunakan mesin pencari untuk mencari berita serupa dan membandingkan informasi.
• Abaikan Berita Provokasi: Waspadai berita yang bersifat hasutan atau provokasi kebencian. Informasi seperti itu, meskipun mungkin mengandung kebenaran, tidak layak disimak atau disebarkan.
• Waspada dengan Informasi Tanpa Data: Informasi terpercaya selalu mencantumkan data sumber yang jelas, seperti data 5W 1H atau bagan statistik.

Faktor lain yang dapat mengganggu komunikasi adalah "noise" atau gangguan, baik fisik (lingkungan panas/dingin, bising) maupun psikologis (kosakata terbatas, konsep diri yang kurang). Kosa kata yang luas meningkatkan pengetahuan dan pemahaman. Untuk komunikasi efektif, gunakan pendekatan "WIN-WIN", rasa hormat, keyakinan, komitmen, empati, menjadi pendengar aktif, dan fleksibilitas.

Baca Juga : Belajar Komunikasi Lisan Bahasa Inggris

2. Menangani Informasi

Dalam komunikasi, dibutuhkan kemampuan spesifik untuk menangani informasi agar prosesnya efektif.

Keterampilan Mendengarkan Secara Aktif

Seorang komunikator sering fokus pada penyampaian pesan, namun penting untuk memastikan pesan tersebut dapat diterima dan dimengerti oleh komunikan. Model komunikasi Send-Receive menggambarkan siklus ini: komunikator menyampaikan, komunikan menerima dan menarik kesimpulan, kemudian komunikan memberikan umpan balik (menjadi komunikator baru), dan komunikator asli menjadi penerima yang bereaksi. Dalam model ini, mendengarkan sama pentingnya dengan menyampaikan pesan.

Komunikasi Verbal adalah komunikasi lisan atau tulisan yang menggunakan kata-kata. Komunikasi Nonverbal menggunakan bahasa tubuh seperti gerakan tangan, raut wajah, atau isyarat.

Pendengar yang baik adalah kunci komunikasi efektif. Mendengarkan secara aktif membuka pintu bagi saling pengertian. Perbandingan antara pendengar yang buruk dan baik menunjukkan bahwa kesabaran, empati, dan konsentrasi sangat penting.

Ada 3 tipe mendengarkan:

1. Mendengarkan Isi (Content Listening): Memahami dan menguasai pesan pembicara, fokus pada informasi dan pemahaman.
2. Mendengarkan dengan Kritis (Critical Listening): Memahami dan mengevaluasi arti pesan pada beberapa tingkat, termasuk logika argumen, bukti, dan maksud pembicara.
3. Mendengarkan dengan Empati (Emphatic Listening): Memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara, menghargai sudut pandangnya.

Macam-macam Dokumentasi Rutin di Tempat Kerja

Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen literer. Fungsi dokumen meliputi: menyediakan informasi, memberikan bukti akurat, melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen, menghindari kerusakan, mempersiapkan bahan penelitian, mengembangkan koleksi, serta memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan informasi.

Perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi. Beberapa jenis dokumentasi sederhana di tempat kerja antara lain:

• Email dan Memorandum
• Business Letters
• Business Report
• Dokumen Transaksi
• Dokumen Finansial

Macam-macam Teknik Komunikasi

Teknik komunikasi adalah cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu, bertujuan agar komunikasi terjalin secara efektif.

Teknik dasar dalam berkomunikasi meliputi:

• Mengucapkan dengan jelas dan idenya utuh, tidak bermakna ganda.
• Berbicara tegas, tidak berbelit-belit.
• Memahami lawan bicara (menghadap wajah dan badan, pahami pikirannya).
• Menyampaikan informasi secara global terlebih dahulu, baru detailnya.
• Menggunakan bahasa yang dipahami penerima informasi.
• Mengendalikan noise dan mencari umpan balik untuk memastikan informasi diterima.

Beberapa teknik komunikasi dalam situasi semi-formal hingga formal:

• Komunikasi Informatif: Menyampaikan hal-hal baru yang bersifat satu arah, umumnya melalui media cetak atau elektronik, bertujuan kognitif (komunikan hanya tahu).
• Komunikasi Persuasif: Bertujuan mengubah sikap, pendapat, atau perilaku komunikan dengan cara halus dan luwes, menekankan sisi psikologis untuk menimbulkan kesadaran dan kerelaan. Teknik ini afektif, membuat komunikan tergerak hatinya.
• Komunikasi Bersifat Perintah (Instruktif/Koersi): Berupa perintah, ancaman, sanksi yang bersifat paksaan. Seringkali fear-arousing (menakut-nakuti) atau red-herring (bermuatan kepentingan).
• Human Relation (Hubungan Manusiawi): Melibatkan nilai-nilai kemanusiaan dan unsur kejiwaan untuk menghilangkan hambatan komunikasi, meniadakan salah pengertian, dan mengembangkan tabiat manusia. Pendekatan yang digunakan adalah emosional (melibatkan kepercayaan komunikan, bujukan/rayuan) dan sosial budaya (memahami perilaku sosial dan budaya masyarakat setempat agar pesan diterima dengan baik).

3. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi

Komunikasi tertulis menggunakan tulisan atau simbol sebagai medium untuk mengirimkan pesan.

Contoh Komunikasi Tertulis

• Surat (pribadi, bisnis, resmi)
• Email (cepat dan mudah melalui internet)
• Teks/Pesan Singkat (melalui telepon seluler/aplikasi pesan)
• Memo (komunikasi internal perusahaan/organisasi)
• Laporan (menyajikan hasil penelitian atau informasi terkumpul)

Keuntungan dan Kekurangan Komunikasi Tertulis

Keuntungan:

• Dokumentasi: Memberikan bukti yang jelas dari pesan yang dikirimkan.
• Waktu: Memungkinkan pengiriman pesan tanpa harus bertatap muka langsung.
• Meminimalisir Kesalahan: Memberi kesempatan untuk memikirkan kembali dan menyusun pesan dengan hati-hati.

Kekurangan:

• Kurangnya Komunikasi Nonverbal: Tidak dapat melihat reaksi atau ekspresi penerima, dapat menyebabkan kesalahpahaman.
• Kurangnya Respons Instan: Membutuhkan waktu untuk mengirim dan menerima pesan.
• Tidak Adanya Feedback Langsung: Sulit mendapatkan reaksi langsung yang berguna.

Situasi yang Tepat untuk Komunikasi Tertulis

• Mengirim pesan kepada orang yang tinggal jauh.
• Saat sibuk dengan kegiatan lain.
• Saat ingin memberikan dokumentasi yang jelas.
• Saat ingin memikirkan kembali apa yang akan disampaikan.
• Mengirim pesan yang sifatnya resmi atau formal.

Penggunaan Bahasa Verbal dan Nonverbal

Komunikasi Verbal

• Pengertian: Bentuk komunikasi menggunakan tulisan atau lisan, membutuhkan bahasa. Efektif jika bahasa yang digunakan dipahami bersama.
• Fungsi:
  • Penamaan: Memudahkan identifikasi benda, objek, tindakan, atau orang.
  • Jalur Interaksi dan Transmisi Informasi: Alat bertukar ide, emosi, informasi, empati.
  • Menonjolkan Artikulasi dan Intonasi: Perbedaan artikulasi dapat menghasilkan arti yang berbeda.
  • Alat Sosialisasi yang Efektif: Mudah digunakan, efektif, fleksibel untuk diskusi, sapaan, dll.
• Jenis:
  • Sisi Pemberi: Berbicara dan menulis (komunikasi aktif).
  • Sisi Penerima: Mendengar dan membaca (komunikasi pasif).

Komunikasi Nonverbal

• Pengertian: Komunikasi yang tidak menggunakan bahasa secara langsung (contoh: lambaian tangan). Sering digunakan sebagai penguat komunikasi verbal.
• Fungsi: Memperjelas komunikasi menggunakan kata-kata.
• Jenis:
  • Komunikasi Objek: Memanfaatkan benda sebagai medium (contoh: cone polisi).
  • Komunikasi dengan Sentuhan: Menunjukkan relasi (contoh: berjabat tangan, berpelukan).
  • Komunikasi yang Memanfaatkan Waktu: Berhubungan dengan durasi yang dibuat lebih lama atau sebentar (contoh: datang pagi menunjukkan antusiasme).
  • Komunikasi dengan Gerakan Tubuh: Paling sering dilakukan untuk melengkapi komunikasi verbal (contoh: gaya tubuh, lirikan mata, ekspresi wajah, gerakan tangan).

4. Menggunakan Media Komunikasi

Media komunikasi adalah alat berbentuk cetak atau elektronik yang berfungsi sebagai saluran penghantar pesan. Penggunaan media komunikasi mencerminkan bagaimana individu atau kelompok memanfaatkan ragam dan jenis media untuk memenuhi kebutuhannya.

Macam-macam Media Komunikasi

Media komunikasi dibedakan berdasarkan fungsi dan bentuknya.

Berdasarkan Fungsinya:

1. Fungsi Produksi: Menghasilkan berbagai informasi (contoh: PC/Komputer pengolah kata).
2. Fungsi Reproduksi: Memproduksi ulang dan menggandakan informasi (contoh: audio tapes recorder, video tapes).
3. Fungsi Penyampaian Informasi: Menyebarluaskan pesan kepada komunikan (contoh: Handphone, Telephone, Faximile).

Berdasarkan Bentuknya:

1. Media Cetak: Berbagai barang cetak sebagai sarana penyampaian pesan informasi (contoh: modul, jurnal, brosur, buletin).
2. Media Audio: Penerimaan informasi menggunakan indra pendengaran (contoh: Radio, Microphone, Compact Disk).
3. Media Visual: Penerimaan pesan informasi menggunakan indra penglihatan (contoh: Poster, Model, Papan Tulis).
4. Media Audio Visual: Media yang dapat dilihat sekaligus didengar (contoh: Televisi, Video, Komputer).

Penggunaan Media Sesuai Panduan Pemakaian dan SOP

Dalam aktivitas perkantoran, komunikasi tak terhindarkan, sehingga penggunaan media komunikasi sangat penting. Beberapa media komunikasi yang dipakai dalam aktivitas perkantoran meliputi:

• Media Komunikasi Tercetak/Tertulis: Untuk menjangkau publik eksternal (konsumen, mitra) atau internal (surat, papan pengumuman, house journal), berfungsi sebagai penghubung, penyampai keterangan, pendidikan, pembentuk opini, dan pembangun citra.
• Radio: Alat elektronik media audio yang memberikan rangsangan pendengaran.
• TV/Televisi: Alat penangkap siaran bergambar, dapat menyampaikan pesan melalui iklan atau berita.
• Telepon: Penting untuk menyampaikan dan menerima informasi lisan secara cepat.
• Telepon Seluler (Handphone): Berkembang menjadi alat komunikasi multifungsi (internet, SMS, MMS), bahkan menjadi identitas seseorang.
• Surat: Media penyampaian informasi tertulis, baik konvensional maupun elektronik, efektif untuk komunikasi tidak langsung.
• Internet: Jaringan komputer yang terhubung luas, mudah, cepat, dan murah dalam menyampaikan informasi secara global dengan berbagai aplikasi (chatting, email, web).

---

Dengan memahami dan mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi ini, Anda akan mampu berinteraksi secara lebih efektif, baik dalam konteks profesional maupun sosial, serta meningkatkan kualitas diri sebagai individu yang kompeten.