Merencanakan Anggaran
1. Macam dan Langkah Menetapkan Program Kehumasan Tahunan
a. Macam-macam Program Kehumasan Tahunan
Program kehumasan berdasarkan jenis publiknya dibagi menjadi dua, yaitu:1) Internal
Merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah seluruh elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi dan sebagainya. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan adalah:
a) Hubungan dengan karyawan (employee relations) seperti family gathering.b) Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)
2) Eksternal
Merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik dan masyarakat umum. Kegiatan yang dilakukan adalah:
- Hubungan dengan komunitas (community relations), Sebagai contoh adalah program Corporate Social Responsibility (CSR) dengan bentuk bakti sosial dan beasiswa.
- Hubungan dengan pelanggan (customer relations), Bentuk program yang dilakukan adalah: plant tour, iklan, company profile, pameran, brosur dan special events.
- Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations), Bentuk hubungan ini dapat diwujudkan dalam program seperti konferensi pers, press tour, press briefing, resepsi pers, keterangan pers, wawancara pers dan jumpa pers (press gathering).
b. Langkah Menetapkan Program Kehumasan Tahunan
1) Susun rencana program kehumasan yang akan dilakukan dengan mempertimbangkan:
- Situasi lingkungan
- Tujuan program
- Khalayak yang menjadi sasaran
- Media dan teknik PR
- Anggaran
- Hasil yang diharapkan
2) Analisis lingkungan dan khalayak yang menjadi sasaran
3) Tetapkan program kehumasan yang akan dilakukan
2. Pengertian Estimasi Biaya
Penghitungan kebutuhan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan sesuai dengan persyaratan atau kontrak termasuk dalam perencanaan anggaran.
3. Langkah Menyiapkan Estimasi Biaya untuk Masing-Masing Program
Langkah-langkah menyiapkan estimasi biaya:
- Tentukan program yang akan diestimasi.
- Tentukan alat, bahan dan sumber daya yang digunakan dalam program.
- Kumpulkan informasi perkiraan biaya alat, bahan dan sumber daya lainnya yang digunakan.
- Pisahkan biaya berdasarkan aktifitasnya , apakah termasuk biaya tetap atau biaya yang berubah-ubah)variabel
- Susun estimasi biaya
4. Anggaran PR
a. Pengertian Anggaran
Anggaran menurut Mulyadi adalah suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kunatitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu satu tahun. Sedangkan pengertian anggaran menurut Supriyono adalah perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode dimasa datang. Sehingga dapat disimpulkan anggaran adalah rencana keuangan dengan jangka waktu satu tahun yang digunakan sebagai dasar pengendalian keuangan perusahaan di masa datang.
baca juga : Menyiapkan Data Awal Perusahaan
b. Alasan Dibuatnya Anggaran
Alasan anggaran disusun oleh departemen PR adalah:
- Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai suatu program atau kampanye PR
- Untuk mengetahui program-program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.
- Sebagai pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi.
- Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadi pemborosan atau pengeluaran yang berlebih, sehingga pembiayaan departemen PR dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan.
- Sebagai pembanding saat kegiatan atau program PR selesai dilaksanakan. Apakah dana yang disediakan sudah memadai atau belum.
c. Macam-Macam Informasi Mengenai Rencana Anggaran
Adapun informasi mengenai rencana anggaran terdiri atas:
- Jenis kegiatan
- Personalia: SDM yang ikut dalam program
- Biaya media: merupakan biaya atas penggunaan media dalam program PR
- Bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program seperti ATK, alat produksi dan lain-lain.
- Biaya administrasi
- Alat dan fasilitas
d. Langkah-Langkah Mendapatkan Informasi Mengenai Rencana Anggaran Institusi/ Organisasi Secara Keseluruhan
Yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi rencana anggaran institusi adalah:
- Hubungi tiap fungsi di departemen PR
- Dapatkan informasi rencana kegiatan yang akan dilakukan
- Dapatkan informasi jumlah anggaran tahun sebelumnya beserta realisasinya
- Dapatkan informasi estimasi biaya kegiatan yang akan dilakukan
5. Lingkungan yang Mempengaruhi dalam Merencanakan AnggaranAda dua lingkungan yang mempengaruhi dalam merencanakan anggaran yaitu:
a. Lingkungan internal
Merupakan lingkungan yang ada didalam perusahaan seperti budaya kerja, visi dan misi perusahaan, kondisi perusahaan
b. Lingkungan eksternal
Merupakan lingkungan yang ada diluar perusahaan seperti kondisi ekonomi global, pesaing, regulasi pemerintah, kemajuan teknologi dan pelanggan.
6. Langkah Menganalisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Untuk melihat pengaruh lingkungan terhadap anggaran yang disusun, maka dilakukan analisis lingkungan. Langkah-langkah melakukan analisis lingkungan internal dan eksternal adalah:
- Lakukan wawancara dan observasi untuk memperoleh data primer
- Kumpulkan data sekunder melalui media massa, internet ataupun hasil statistik yang diperoleh dari pihak ketiga
- Analisis data yang diperoleh dengan menggunakan analisis SWOT( Strength, Weaknes, Opportunity dan Threat)
- Tentukan faktor lingkungan yang mempengaruhi penyusunan anggaran dan seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan
7. Penyusunan Anggaran
a. Cara pembuatan anggaran
Ada tiga jenis cara pembuatan anggaran yaitu:
- Top down merupakan Anggaran disusun oleh pimpinan sendiri tanpa melibatkan fungsi atau bawahan. Metode ini dianggap baik bila bawahan dianggap tidak mampu untuk menyusun anggaran atau waktu yang digunakan untuk penyusunan terlalu lama.
- Bottom up adalah Anggaran disusun berdasarkan berdasarkan hasil keputusan karyawan. Bawahan dipercaya sepenuhnya untuk menyusun anggaran yang akan dicapai di masa datang. Metode ini tepat digunakan bila karyawan mampu menyusun anggaran dan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menyusunnya.
- Mix yaitu Merupakan campuran dari metode top down dan bottom up. Dalam metode ini penyusunan anggaran dimulai dari atas dan selanjutnya diserahkan untuk dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan, dengan arahan dari atasan.
b. Langkah Memberikan Kesempatan Kontribusi bagi Fungsi Dalam Perencanaan Anggaran
Departemen anggaran atau komite anggaran akan memberikan kesempatan bagi fungsi atau departemen untuk membantu dalam menyusun angaran dengan langkah:
- Meminta setiap fungsi untuk menyerahkan usulan anggaran untuk direview
- Meminta setiap fungsi untuk menyerahkan informasi yang berkaitan dengan usulan anggaran seperti:
- Anggaran dan realisasi anggaran tahun sebelumnya
- Hasil analisis terhadap lingkungan yang mempengaruhi anggaran fungsi
- Tujuan dan strategi yang ditetapkan setiap fungsi
- Program atau kegiatan yang diprioritaskan
- Batasan anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan
3.Setelah direview, komite anggaran akan memberikan usulan untuk perbaikan usulan anggaran
0 Comments
EmoticonEmoticon